In de onderstaande tabel zijn alle actiepunten voor de komende jaren, zoals die voortvloeien uit de bovenstaande activiteiten, opgenomen. Elke activiteit is nader toegelicht en is aangegeven in welk jaar dit wordt opgepakt.
Activiteit | Gereed in | Toelichting | Voort-gang | ||
|---|---|---|---|---|---|
Actueel | |||||
Duiden en inrichten van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer | 2024 | Op 1 juli 2025 treedt de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) in werking. Voor burgers en bedrijven moet het mogelijk zijn alle berichten van officiële aard digitaal aan de gemeente te versturen. Per berichtensoort wordt gekeken welk digitaal kanaal het meest geschikt en voldoende veilig is. Implementatie van de Wmebv versterkt onze (online) dienstverlening richting inwoners en ondernemers. |
| ||
Duiden en inrichten van de Wet open overheid | 2024 | De Wet open overheid (Woo) verplicht overheden om open te zijn: handelingen en besluiten moeten transparant en te reconstrueren zijn. |
| ||
Optimaliseren contractenbeheer | 2024 | In 2023 is een 1e start gemaakt met het inventariseren van de huidige situatie rondom contractenbeheer. In 2024 wordt hieraan uitvoering gegeven. Bij de inventarisatie is onder meer in beeld gebracht welke adviezen in het (recente) verleden zijn uitgebracht en wat (nog) niet tot verbeteracties heeft geleid. |
| ||
Implementeren "Programmeren en Prioriteren" | Continu | In 2023 is door de organisatie, samen met het college, ervaring opgedaan met het "programmeren en prioriteren". Er is een cyclus ingericht waarbij binnen de organisatie wordt beoordeeld in hoeverre de omvang van ons geplande werk samen met nieuwe opgaven die op ons af komen, nog passend zijn. Daarvoor worden de actuele werkzaamheden op hoofdlijnen in beeld gebracht, met daarin de belangrijkste vraagstukken van dat moment (het zgn. Concernkompas). Als sluitstuk van de cyclus gaat het CMT hierover periodiek (ca. zes-wekelijks) in gesprek met het college. |
| ||
Een gezamenlijk informatie beleidsplan opstellen met Horst aan de Maas | 2024 | In 2023 is er vanuit de samenwerking tussen Venray en Horst aan de Maas gezamenlijk een eerste concept `Digitale Transformatie` opgesteld. Deze vervangt het zogeheten informatiebeleidsplan (IBP). Met het `Digitaal Transformatie Programma` wordt vanuit de maatschappelijke en gemeentelijke opgaven richting geven aan de strategieën van `digitale transformatie` binnen de diverse beleids- en vakdomeinen. Hiermee duidelijk rekening houdend met de ontwikkelingen op wet- en regelgeving, de technologische ontwikkelingen en de verdere ontwikkeling van de digitale vaardigheden van de collega`s. Zodra het concept `Digitaal Transformatie Programma` met de directies is besproken en een definitieve versie is vastgesteld, geven we daar de komende jaren invulling aan op een iteratieve wijze, zodanig dat we wendbaar kunnen bijsturen op de ontwikkelingen die op dat moment actueel c.q. nieuw zijn. |
| ||
Uitwerken van een datastrategie om de realisatie van onze organisatiedoelstellingen met data te ondersteunen | 2023 | In 2022 is een Plan van Aanpak opgesteld om de datastrategie voor zowel de gemeentes Venray en Horst aan de Maas in gezamenlijkheid uit te werken. In 2023 is in nauwe afstemming met beleidsmedewerkers en teammanagers een stappenplan uitgewerkt om invulling te geven aan een set van onderdelen van de datastrategie. Deze invulling en realisatie van de maatregelen vindt plaats in de jaren 2024 en verder. De datastrategie is een van de bouwstenen/onderdelen van de Digitale Transformatie. |
| ||
Uitvoeren Visie hybride werken | 2023 | In 2023 is de definitieve inrichting en catering in de Ontmoetingsruimte gerealiseerd. Ook is de inventarisatie, welke faciliteiten nodig zijn om het hybride werken te optimaliseren, afgerond. Inmiddels zijn meerdere hybride vergaderruimten en veel hybride werkplekken ingericht. In 2024 geven we vervolg aan het optimaliseren van hybride werken. |
| ||
Inzetten op ontwikkelingen als digitalisering en datagedreven werken | Continu | Dit programma wordt samengevoegd met het programma `Digitale Transformatie` als opvolging van het nieuwe Informatiebeleidsplan. De kern van het programma Digitale Transformatie is namelijk invulling geven aan de verdere digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening en onderliggende bedrijfsprocessen en benodigde kennis- en vaardigheden. |
| ||
Verder doorontwikkelen van sturing en beheersing (control) binnen de gemeentelijke organisatie | Continu | De doorontwikkeling van control heeft continue onze aandacht. De richting/sturing van de organisatie pakken we op vanuit de verschillende opdrachten en speerpunten uit het collegeprogramma. Daarbij is aandacht voor de bedrijfsvoerings-technische aspecten en mogelijke risico`s. Het nieuwe risicobeleid werd op 31 oktober 2023 in de raad vastgesteld. Daarnaast hebben we extra aandacht voor de processen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook vanuit de organisatieontwikkeling werken we aan diverse thema’s en opdrachten waardoor de organisatie beter in control komt en blijft. Middels de methodiek van ‘programmeren en prioriteren’ vindt reguliere monitoring plaats in de voortgang van de speerpunten: deze methodiek zullen we in 2024 verder optimaliseren. |
| ||
Samenwerking bedrijfsvoering Horst aan de Maas en Venray | Continu | In 2023 is in overeenstemming met de bestuurlijke afspraken, de samenwerking tussen gemeente Venray en Horst aan de Maas geëvalueerd. Hieruit is o.a. naar voren gekomen dat er veel is bereikt in de harmonisatie van diverse processen en dat het gezamenlijke team Informatievoorziening beide gemeenten adequaat ondersteunt. Dit maakt beide gemeenten robuuster, hetgeen nodig is om diverse ontwikkelingen zoals de digitale transformatie en krapte op de arbeidsmarkt te adresseren. Ook is uit de evaluatie naar voren gekomen dat de governance vorm vereenvoudigd en verbeterd moest worden om slagkracht te behouden. Dit is meegenomen in de doorontwikkeling van de samenwerking waarbij komende periode met name wordt ingezet op de verdere harmonisatie op het gebied van informatievoorziening, personeelszaken en financiën. |
| ||
Proces digitale transformatie (eerste fase) | 2024 | In 2023 is uitvoering gegeven aan het opstellen van een afwegingskader en een advies voor de governance van de digitale transformatie (eerste fase). Inmiddels is ook een start gemaakt met een inventarisatie van de bouwstenen van de digitale transformatie. Op basis van het afwegingskader wordt hierin geprogrammeerd en geprioriteerd. |
| ||
Uitvoering project ‘Organisatie ontwikkeling’ | Continu | Om gericht op de toekomst, flexibel en wendbaar te zijn, werken we in 2024 onze vijf kernwaarden verder uit om de medewerkers de mogelijkheden te bieden die nodig zijn. |
| ||
Strategisch Personeelsmanagement (SPM) | Continu | SPM is een van de deelopdrachten in het kader van de verdere doorontwikkeling van de organisatie. De gekozen speerpunten zijn uitgewerkt in deelopdrachten, waaraan in 2023 verder is gewerkt. |
| ||
Gereed | |||||
Werken aan een gezamenlijke visie op dienstverlening met Horst aan de Maas | 2023 | Op 5 april 2023 is de visie op dienstverlening "samen één verhaal" en de nadere uitwerking in 10 inrichtingsprincipes vastgesteld door de Stuurgroep van de samenwerking. De implementatie van de Visie ligt buiten de scope van deze opdracht. Dat vraagt nu om een vervolgtraject, in afstemming tussen beide gemeenten. Het advies is om dat traject te koppelen aan de organisatieontwikkeling. |
| ||
Trainen en coachen van bestuurders en medewerkers in het gebruiken van begrijpelijke taal | Continu | In 2022 is organisatiebreed aandacht gegeven aan het gebruik van begrijpelijke taal in een training `heldere en bestuurlijke sensitieve nota`s schijven` en een training `heldere brieven en mails`. Deze trainingen maken vanaf 2023 onderdeel uit van het vaste opleidingsprogramma voor (nieuwe) medewerkers. |
| ||
De visie op communicatie uitvoeren en inbedden | Continu | In 2022 zijn stappen gezet voor de uitvoering van de visie op communicatie. Zo zijn functies binnen het team gewijzigd op basis van de veranderende vraag naar communicatie-inzet, -advies en -ondersteuning, zowel vanuit de interne organisatie als vanuit de externe omgeving. Het team is daarmee op orde. Er is een verbetering doorgevoerd in het managen van mediacontacten via de aanschaf van een persvragenmonitor. Die geeft inzicht en zorg voor een efficiënt proces bij vragen, antwoorden, voortgang en afhandeling van persvragen. |
| ||
Herijken van de nota risicobeleid | 2023 | Eind september 2023 werd het geactualiseerde risicobeleid voor advies aan de auditcommissie voorgelegd. Vaststelling door de raad vond plaats op 31 oktober 2023. |
| ||
Implementatie Rechtmatigheidsverantwoording | 2023 | Om de rechtmatigheidsverantwoording goed te laten landen werden in de afgelopen jaren hebben de financieel relevante processen en de daarin opgenomen beheersmaatregelen tegen het licht gehouden en waar nodig verbeterd. Daarbij werd rekening gehouden met de adviezen vanuit de interim-controles van de externe accountant en de eigen verbijzonderde interne controles. In juni 2023 werd het normenkader door de raad vastgesteld. Vervolgens werd het interne controleplan vastgesteld en ter kennisname aan de auditcommissie voorgelegd. Op basis van dit interne controleplan werd uitvoering gegeven aan de eigen bijzondere interne controles. De bevindingen vormen de basis voor een nadere toelichting en onderbouwing bij de rechtmatigheidsverklaring die in deze jaarrekening door het college is opgenomen. |
| ||
Toekomstig | |||||
Implementeren fase 1 visie doorontwikkeling op dienstverlening | 2025 | De herziene visie op dienstverlening is in 2023 opgeleverd. Voordat met de implementatie hiervan wordt gestart, zal eerst een advies worden opgesteld over de wijze waarop we dit willen vormgeven, vooral in relatie tot de digitale transformatie. Planning is om hier in het 2e kwartaal 2024 duidelijkheid over te hebben. De daadwerkelijke implementatie volgt daarna. |
| ||
