Toelichting rechtmatigheidsverantwoording
Tot 2022 gaf de accountant naast de getrouwheid een oordeel over de rechtmatigheid van de gemeente. Met ingang van 2023 geeft het college van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording af. De gemeenteraad heeft hiervoor regels vastgelegd in de financiële verordening 2023.
Gemeente Venray heeft de boekjaren 2021 en 2022 als een pilot voor de rechtmatigheidsverantwoording gebruikt.
Op 6 juli 2021 werd door de Raad de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld: in deze Notitie wordt beschreven wat de rechtmatigheidsverantwoording voor de gemeente betekent en welke rapportage-toleranties voor Venray gehanteerd worden. Concreet betekent dit dat we in Venray voor de rechtmatigheidsverantwoording starten met de financieel relevante processen en dat de huidige rapportage- en tolerantiegrenzen gehandhaafd blijven. Kortheidshalve wordt voor de inhoudelijk details verwezen naar de vastgestelde Notitie Rechtmatigheidsverantwoording.
In 2021 hebben we onze procesbeschrijvingen, voor de financieel relevante processen, tegen het licht gehouden en de interne beheersmaatregelen getoetst om de geïdentificeerde risico’s te mitigeren naar een aanvaardbaar niveau. Daar waar nodig zijn de beheersmaatregelen verder aangescherpt en/of zijn de interne beheersmaatregelen versterkt.
Tevens werd de werking van de processen gecontroleerd. De aanbevelingen die in 2021 werden gedaan, zijn in 2022 gemonitord en daar waar nodig aangevuld met verdere verbeteracties.
Voor de rechtmatigheidsverantwoording kan daardoor gesteund worden op de ingebouwde beheermaatregelen in de processen en de uitgevoerde controles.
Op basis van de interne controle-rapportages over 2023 zijn de volgende constateringen en aanbevelingen voor verbetering gedaan:
Financieel proces | Bevindingen | Constateringen en aanbevelingen |
|---|---|---|
Belastingen | Geen onrechtmatigheden geconstateerd | Op basis van de VIC concluderen wij dat de belastingen gecombineerde aanslagen rechtmatig tot stand zijn gekomen en de weergaven in het grootboek met betrekking tot de opbrengst belastingen gecombineerde aanslagen een getrouw beeld geven. |
Grondbedrijf | Geen onrechtmatigheden geconstateerd | Na afronding van VIC concluderen wij dat zowel de grondaankopen als de grondverkopen rechtmatig en getrouw zijn. |
Inkoop en aanbestedingen | Geen onrechtmatigheden geconstateerd | Bij de VIC zijn geen fouten ontdekt die de financiële rechtmatigheid beïnvloeden. Wel is bij 3 inkoopfacturen de prestatielevering niet vastgesteld. |
Participatiewet | Geen onrechtmatigheden geconstateerd | Bij de VIC zijn geen fouten ontdekt die de financiële rechtmatigheid beïnvloeden. |
Salarissen | Geen onrechtmatigheden geconstateerd | Bij de VIC zijn geen fouten ontdekt die de financiële rechtmatigheid beïnvloeden. |
Subsidies | Geen onrechtmatigheden geconstateerd | Op basis van de VIC wordt concluderen wij dat de subsidies over het boekjaar 2023 conform de BNRS (besluit nadere regels subsidie) en ASV zijn verleend en derhalve rechtmatig zijn. Zie verder de bevindingen n.a.v. de SiSa controle. Wel adviseren wij aandacht te besteden aan de organisatie van een centrale subsidiecoördinatie (incl. de realisatie van een centraal subsidieregister). |
Treasury | Geen onrechtmatigheden geconstateerd | Op basis van de VIC wordt geconcludeerd dat de alle treasury-transacties rechtmatig en getrouw zijn verantwoord. Onze uitgevoerde controles en de verkregen informatie geven geen indicatie van enige onregelmatigheden of afwijkingen. Vastgesteld is dat het treasury-beheer volgens de gestelde normen en procedures heeft plaatsgevonden. Wel dienen de uitvoeringsregels treasury nog te worden opgesteld; hiervan maakt de werkwijze van de rentevisie deel uit. |
WMO/Jeugd | Geen onrechtmatigheden geconstateerd | Op basis van de VIC concluderen wij dat de uitkeringen Jeugd en WMO over het boekjaar 2023 rechtmatig zijn verleend. |
Debiteuren | Geen onrechtmatigheden geconstateerd | Op basis van de VIC concluderen wij dat de debiteurenadministratie effectief functioneert en een nauwkeurig overzicht biedt van de actuele debiteurenpositie. De controle heeft geen onregelmatigheden aangetoond, derhalve is de verantwoording rechtmatig en getrouw. |
De SiSa -controle 2023 heeft geresulteerd in de volgende conclusie:
Op basis van de uitgevoerde controle concluderen wij dat er geen materiële afwijkingen naar voren zijn gekomen n.a.v. de controle SiSa-bijlage. Hiermee hebben wij de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage in de jaarrekening 2023 vastgesteld.
Begrotingscriterium.
Bij onze controles voor het begrotingscriterium hebben wij geen onrechtmatigheden geconstateerd die uitkomen boven de verantwoording- en rapportagegrens. Zie de tabel bij het onderdeel jaarrekening, rechtmatigheidsverantwoording.
Frauderisico’s, misbruik en oneigenlijk gebruik.
De financieel relevante processen zijn per individueel proces uitgeschreven en de beheermaatregelen om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen zijn in deze beschrijvingen vastgelegd. Vanuit de individuele processen zijn de risicomomenten in beeld: derhalve is er (nog) geen overkoepelende fraude-risico-analyse uitgevoerd. In het kader van de actualisering van het risicobeleid, zal aandacht besteed worden aan de noodzaak om een organisatiebrede frauderisicoanalyse op te stellen. Het huidige M&O-beleid is niet meer actueel: door de uitwerking van beheermaatregelen in de individuele processen en het uitgangspunt dat in diverse beleidsnota’s de kaders rondom M&O zijn opgenomen, is er geen nieuwe overkoepelende M&O-nota opgesteld. Bij de interne controle van de financiële processen wordt de werking van de processen en de beheermaatregelen gecontroleerd. Daarbij zijn geen signaleringen van fraude, misbruik en/of oneigenlijk gebruik geconstateerd.
Conclusie
De aanbevelingen die in de verschillende controle-rapporten zijn voorgedragen, zullen in 2024 verder opgepakt en uitgewerkt worden om, daar waar nodig de processen verder te optimaliseren en de interne beheersmaatregelen te versterken. Ook wordt gewerkt aan de verbetering/optimalisering van de control-organisatie en de rollen van de diverse betrokkenen in het gehele pallet van risicomanagement binnen de organisatie.